Gestão de documentos é tema de evento da Política de Comunicação

Texto e fotos: Luciana Gomides

Estudantes e profissionais se reuniram no Estúdio Comunica da Faculdade de Informação e Comunicação (FIC) durante a tarde de terça-feira (11/10), para o nono encontro temático da Política de Comunicação que discutiu o tema "Gestão, preservação e acesso a documentos arquivísticos". O evento foi mediado pela coordenadora do Centro de Informação, Documentação e Arquivo da UFG (Cidarq), Heloísa Esser, e contou com a presença da professora da Faculdade de Educação da UFG (FE), Diane Valdez, e a participação à distância do professor Charlley Luz, da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo (FESPSP). 

Evento foi coordenado por Heloisa Esser, tendo a professora Diane Valdez como convidada

Diane destacou o projeto realizado pela FE, em parceria com o Cidarq, cuja finalidade era a reorganização do acervo documental da unidade acadêmica. Segundo ela, dentre as dificuldades encontradas antes da iniciativa estavam a inexperiência, a diversidade de documentos e a rotatividade de estagiários, além do baixo número de arquivistas lotados na faculdade. Diante da importância dos documentos ali resguardados, alguns de grande valor histórico, ela destacou que a colaboração do Centro de Informação foi primordial "pensando no coletivo, na história de cada unidade". 

Em sua participação on-line no encontro, Charlley descreveu as funções arquivísticas, considerando o documento organizacional como um espaço interdisciplinar que registra todas as ações de uma instituição. Foram abordadas as fases de gestão documental, desde a criação, passando pela descrição (fase em que são criado guias e catálogos, por exemplo) e avaliação, quando é descartado ou finalizado como permanente. Durante o processo, ele enfatizou a importância de estratégias, como as tabelas de classificação e temporalidade, além formas de preservação, como emulação (mais barata que a restauração digital). 

Evento atendeu a estudantes e profissionais envolvidos na gestão documental

Como coordenadora do órgão, Heloísa salientou a relevância do trabalho feito pelo Cidarq no que diz respeito à gestão da informação e resgate documental dos arquivos da Universidade como registros históricos da instituição. Como exemplo, ela citou a questão dos projetos de pesquisa orientados por professores das diversas unidades acadêmicas que, em grande parte, ainda estão sob a guarda dos orientadores. "É importante que esses trabalhos estejam reunidos em um local só, facilitando o acesso da comunidade", afirmou, reconhecendo que o longo caminho que o Centro ainda tem a percorrer.