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Whatsapp precisa ser bem utilizado no trabalho remoto

Em 08/09/20 17:44. Atualizada em 09/09/20 16:38.

Ferramenta agiliza comunicação, mas pode gerar problemas se mal utilizada

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Kharen Stecca

A Universidade Federal de Goiás realizou no final do primeiro semestre uma pesquisa sobre o trabalho remoto. Intitulada “Fique bem, em casa”, a pesquisa ouviu 890 pessoas entre docentes, técnicos e outros colaboradores da UFG. Destes 70,1% estavam em trabalho remoto e 21,8% em regime semipresencial. Uma das questões levantadas na pesquisa foi o uso da ferramenta do WhatsApp na comunicação entre gestão e colaboradores. Para auxiliar os colaboradores a pensar no bom uso dessas ferramentas, a UFG desenvolveu uma campanha com informações sobre como avaliar o uso dessa ferramenta, permitindo o melhor proveito dela, sem prejudicar o bom andamento das atividades laborais.

Com a pandemia e o trabalho remoto, a mídia ganhou um novo significado no campo da comunicação organizacional: tornou-se uma das principais ferramentas de comunicação no trabalho. O professor da Faculdade de Administração, Ciências Contábeis e Econômicas da UFG, Edward Guimarães, explica que não só o WhatsApp, mas as novas tecnologias de comunicação como um todo têm provocado transformações nas relações de trabalho, em especial no que tange à comunicação entre as equipes e até mesmo com clientes, rompendo os limites de tempo e de espaço do ambiente de trabalho. “Mas o isolamento social intensificou tudo isso e o WhatsApp saiu na frente por ser rápido, de baixo custo, unindo imagens, voz, comunicação individual ou em grupo.”

Edward Guimarães
Edward Guimarães é professor da Faculdade de Administração, Ciências Contábeis e Econômicas da UFG


Outra característica, segundo o professor da Faculdade de Informação e Comunicação da UFG, Carlos Martins, é a possibilidade do envio de mensagens em um espaço extremamente curto de tempo, juntamente com imagens, documentos, áudios, entre outros. “Isso possibilita uma enorme façanha e uma ressignificação na arte de enviar e receber mensagens. O clichê ‘mundo acelerado em que vivemos’, demanda, diariamente, uma troca muito rápida de informações. Podemos dizer que o WhatsApp se difundiu com tamanha grandeza por atender uma nova demanda humana: a velocidade da resolução das coisas”, ressalta Carlos.

Carlos Martins
Carlos Martins é professor da Faculdade de Informação e Comunicação da UFG

Mas nem só de grandes possibilidades vive a ferramenta e, como todos os meios, ela possui algumas desvantagens e ruídos. “Diferentemente de outros recursos tecnológicos de comunicação utilizados no meio corporativo como o e-mail, a comunicação pelo WhatsApp se apresenta em uma forma de comunicação viral e irrestrita, não se atendo aos padrões formais. Isso traz algumas consequências inconvenientes no processo de comunicação organizacional, o comprometimento da segurança das informações e a falta de privacidade são algumas dessas consequências, não só pela informalidade na comunicação, mas a falta de uma informação completa e direcionada pode acarretar muitas falhas e ruídos”, ressalta Edward.

Por outro lado, Carlos acredita que a informalidade também se ressignifica: “Hoje o WhatsApp é usado para prova em processos judiciais, em formalizações de negócios, compras e vendas. No entanto, esse mesmo movimento, para algumas pessoas, parece ainda ser “informal”. A frase já é comum: “Me manda aqui no WhatsApp e me formaliza por e-mail, por favor?” Os ruídos de comunicação sempre aconteceram e seguirão acontecendo. Há uma grande complexidade nisso. Organizações com departamentos incríveis de comunicação têm ruídos em seus discursos e tentativas de diálogos diariamente. Nesse movimento, é importante pensarmos então que as pessoas estão, de forma gradativa, aprendendo e se alfabetizando nessas novas ferramentas comunicacionais”. 

Para evitar os problemas nessa comunicação rápida e informal, o professor Edward ressalta que o uso do aplicativo deve ser visto como apenas um entre os diversos canais de comunicação dos quais as organizações podem dispor para se comunicarem com suas equipes. “Deve-se ter atenção ao tipo de informação e qual o melhor canal a ser utilizado. A comunicação via WhatsApp deve ser para mensagens curtas e com baixo nível de complexidade e segurança das informações. Mensagens mais complexas e que possuem um grau de segurança maior devem ser transmitidas por meio de canais mais formais e seguros”, ressalta Edward.

O professor Carlos Martins orienta que a organização deve estabelecer formalmente se vai ou não usar o WhatsApp como uma ferramenta de comunicação no trabalho: “Muitas vezes, por não existir essa definição, as pessoas não levam as conversas entre líderes e liderados com tanta seriedade”. Outro ponto importante é o estabelecimento de normas para o próprio uso. “Esse acordo deve acontecer sempre, alinhando horários em que você poderá responder mensagens e atender ligações pelo WhatsApp. É sempre ideal que as conversas, tanto escritas, quantos os áudios, sejam feitas de forma acessível, objetiva e com o máximo possível de exemplificação.” Para ele, os líderes precisam entender que o WhatsApp pode auxiliar a criação de demandas e a resolução de crises ou problemas rápidos. Mas não deve ser a única forma de gerir as informações. Ele também ressalta um outro ponto importante: não usar essa ferramenta como um veículo para feedbacks ou mensagens muito sérias, que precisem ser ditas como uma oportunidade de melhoria para quem escuta ou, ainda, um diálogo que envolveria informações com teor jurídico.

Confira dicas que podem auxiliar na comunicação via whatsapp:

  • Atenção aos horários de envio das mensagens: encaminhe mensagens no horário de trabalho para que as pessoas leiam com atenção o material enviado.
  • Se não é algo urgente ou exige maior formalidade e detalhamento, utilize o email institucional.
  • Cuidado com a linguagem: use uma linguagem objetiva e polida (comunicação não-violenta) e evite mensagens 'parceladas', escreva tudo de uma só vez.
  • Cuidado com as letras maiúsculas: elas dão a impressão de agressividade, mesmo não sendo o caso;
  • Linguagem da internet: use com moderação e cuidado. Atenção aos cumprimentos e emojis excessivos;
  • Crie listas de transmissão ao invés de grupos quando for necessário apenas envio de mensagens, mas se precisar criar grupos, adicione somente pessoas da equipe e estabeleça regras claras;
  • Ao compartilhar notícias, primeiro verifique a veracidade da mesma;
  • Mensagens sigilosas ou de teor jurídico não devem ser enviadas pelo whatsapp;
  • Não se chateie se a resposta não for imediata: outra demanda pode estar em atendimento; Se for urgente, ligue;
  • Evite assuntos polêmicos como política, esporte ou religião em grupos e não faça críticas via mensagens de whatsapp.

 

Vídeo da campanha:

 

Fonte: Secom UFG

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